perjantai 14. helmikuuta 2020

Aikataulutus | Helpot askeleet ajanhallintaan


Tämän viikon teema oli itsensä johtaminen. Toteutimme sitä viikon ajan aikatauluttamalla tekemisemme ja asettamalla itsellemme tavoitteet joka päivälle. Oman työskentelyn aikatauluttaminen on tärkeää oman ajanhallinnan, tuottavuuden sekä hyvinvoinnin kannalta.


Olen itse aina harrastanut paljon listojen laatimista ja usein kirjannut viikottain ylös kaikki tehtävät jotka pitäisi tehdä. Tavoitteiden saavuttaminen on tosin tähän mennessä ollut huonommalla mallilla, mutta tämän viikon aikataulutus on opettanut minulle paljon oman aikatauluttamiseni virheistä. Miten siis laaditaan hyvä aikataulu? 

Älä ota liian suurta palaa purtavaksi. Tavoitteita kirjatessa ne pitäisi jakaa pienempiin osatavoitteisiin, jotta yksittäiset palat eivät tunnu ylitsepääsemättömän kokoisilta. Valtavan suurten kokonaisuuksien äärellä voi helposti tulla riittämättömyyden tunne. Siksi on parempi idea pilkkoa tavoitteet pieniin konkreettisiin osasiin, jotka on helpommin suoritettavissa. Aikatauluun on myös hyvä jättää vähän joustovaraa, sillä ongelmia voi ilmaantua yllättäen. Aikataulun pitäisi joka päivän kohdalla olla mahdollinen ja toteutettavissa oleva, sillä henkisen hyvinvoinnin kannalta on hyvä, että voi tuntea saavuttaneensa päivän tavoitteet ja onnistuneensa jossakin. 

Fyysinen aikataulu auttoi minua tekemisen jaottelussa ja selkeyttämisessä. Osasin hallita aikaani paremmin, ja koska olin etukäteen päättänyt kuinka paljon aikaa eri työvaiheet saivat kestää, en käyttänyt turhaa aikaa vähäisiin yksityiskohtiin, ja tehokkuuteni nousi. Keskittymisenikin parani heti, kun sain listattua paperille kaikki mikä piti päivän aikana muistaa ja tehdä. Työmuistin vapauttaminen säästää voimia varsinaiselle tekemiselle, auttaa keskittymistä ja voi ehkäistä stressin tunnetta työpäivän aikana.

Helpot askeleet ajanhallintaan

  1. Kirjoita paperille kaikki tavoitteesi ja tekemättä olevat tehtävät; aivan kaikki pienistä askareista suurimpiin työn alla oleviin projekteihin!
  2. Ryhmittele tehtävät ja tavoitteet ja jaa ne tärkeysjärjestykseen.
  3. Paloittele päätävoitteet pienempiin konkreettisiin osatavoitteisiin. Kirjoita "Luonnostelun" sijaan "Tee kymmenen luonnosta".
  4. Arvioi kuinka paljon eri osatavoitteet saavat viedä aikaa.
  5. Lisää aikatauluun ensiksi kaikki tehtävät joilla on kiinteä aika, kuten luennot ja kokoukset.
  6. Täytä aikataulusi tehtävillä, alkaen tärkeimmistä.
  7. Muista jättää joustovaraa ja kirjoita aikatauluusi myös tarpeeksi taukoja! 
  8. Seuraa päivän aikana kuinka hyvin pysyt aikataulussa, mikä meni odotettua nopeammin, ja mikä vei paljon aikaa.
  9. Päivän päätteeksi siirrä tekemättä jääneet tehtävät seuraavalle päivälle, ja mieti miten voit parantaa ajankäyttöäsi seuraavalle päivälle.








Kuvat:

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti